Il seguente regolamento è approvato in data 25 agosto 2025 in occasione dell'assemblea ordinaria I.I.E. in Salsomaggiore Terme (PR).
La denominazione dell'ISTITUTO ITALIANO di ESPERANTO in Esperanto è ITALA INSTITUTO de ESPERANTO. La sigla è I.I.E..
Per l'ammissione di nuovi membri si provvederà ogni anno da parte dell'Assemblea, su domanda degli interessati e su proposta del Consiglio Direttivo o del Direttore Generale o di almeno una Cattedra, previo giudizio positivo del Senato Accademico. Le proposte stesse dovranno pervenire alla Direzione Generale dell'Istituto almeno 60 giorni prima della data stabilita per l'Assemblea. La votazione in assemblea, trattandosi di giudizio su persone, dovrà avvenire per scrutinio segreto.
La deliberazione di decadenza per inattività prevista dall'art. 5 dello Statuto è presa dal Consiglio Direttivo su proposta del Direttore Generale, valutando gli elementi accertati e previa contestazione all'interessato con assegnazione di un termine per le sue deduzioni. Non è prevista una quota sociale di ammissione o annuale.
I membri dopo 3 anni di accertata inattività o su loro richiesta o su richiesta di familiari (se non più in grado di intendere), vengono dichiarati "emeriti" senza diritto di voto.
Fino a che l'Istituto non avrà aderito al RUNTS e se non compaiono altre necessità il bilancio viene preferibilmente approvato in occasione dell'assemblea ordinaria durante il congresso di FEI APS.
Il Consiglio Direttivo è convocato, come da Statuto, dal Direttore Generale con preavviso di almeno 8 giorni, con indicazione dell'Ordine del Giorno.
Per la validità delle riunioni occorre la presenza della metà più uno dei componenti del Consiglio. Sono valide le delibere approvate dalla maggioranza dei componenti il Consiglio.
La prima riunione del Consiglio Direttivo deve avvenire entro un mese dall'elezione e in essa sono eletti il Presidente, il Segretario e il Tesoriere.
Entro un mese dall'elezione, i Revisori eleggono tra i propri membri effettivi il Presidente e ne comunicano il nome al Direttore Generale.
I Revisori verificano almeno una volta l'anno la consistenza della cassa e dei beni, e la tenuta della contabilità; presentano relazione annuale all'Assemblea. Le operazioni di controllo possono essere effettuate singolarmente.
I Revisori devono essere informati della convocazione del Consiglio Direttivo, alle cui riunioni hanno diritto di partecipare.
Entro un mese dall'elezione, i Probiviri eleggono tra i propri membri effettivi il Presidente e ne comunicano il nome al Direttore Generale.
Per la validità delle sue decisioni, il Collegio deve essere composto da tre dei suoi membri; esso decide a maggioranza. Il ricorso ai Probiviri deve essere indirizzato al Presidente del Collegio dei Probiviri entro un mese dalla notizia dell'atto o fatto oggetto di contestazione.
Il Presidente del Collegio dei Probiviri può richiedere informazioni e copie di atti, e può designare un relatore. Il Collegio si deve riunire, convocando le parti interessate, entro 60 giorni dal ricevimento del ricorso; se possibile, legge la propria decisione in presenza degli interessati e, comunque, la comunica entro dieci giorni al Presidente.
Il Collegio dei Probiviri può essere invitato a partecipare alle riunioni di Consiglio.
Entro un mese dall'elezione, il Comitato Elettorale elegge tra i propri membri effettivi il Presidente e ne comunica il nome al Direttore Generale.
Il Direttore Generale informa ogni Cattedra sulla estensione della relativa competenza, con riferimento al territorio delle unità amministrative. A una Cattedra può essere affidata la funzione rappresentativa dell'I.I.E. nell'ambito regionale.
Al Dirigente di una Cattedra può essere affidata «ad interim» la reggenza di una Cattedra vicina temporaneamente priva di titolare.
L'incarico di «docente» conferito dalla Cattedra nei casi previsti dallo Statuto (art. 22), da non confondere col titolo di «membro docente» è valido per la durata di un corso di lezioni e comunque per non più di dodici mesi, ma può essere rinnovato previa segnalazione al Direttore Generale, il quale può sospendere l'incarico se mancano elementi legittimanti.
I membri dell'Istituto sono definiti direttamente “docenti” se in possesso di un'abilitazione all'insegnamento conseguita presso lo Stato o se di ruolo o ex ruolo presso scuole italiane. Altrimenti il membro viene definito “ordinario”.
Il Direttore Generale, controllati i titoli e le competenze, può dare incarico di docente nei corsi anche se l'insegnante non è ancora in possesso di abilitazione rilasciata da I.I.E. per un anno.
Le tasse d'Esame e di Attestato/Diploma sono applicabili sugli atti compiuti dopo che siano stati comunicati i relativi importi a tutti i membri, a seguito di delibera del Direttore Generale, sentito il Consiglio Direttivo. Le tasse d'esame sono da intendersi quali beni e entrate dell'Istituto.
La decadenza o la esclusione dalla qualità di membro dell'Istituto nei casi previsti dallo Statuto sono deliberate dal Consiglio Direttivo con le modalità previste per l'applicazione.
L'interessato può presentare ricorso ai Probiviri entro 60 giorni dal ricevimento dell'informazione di decadenza o espulsione recapitata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o P.E.C.. I Probiviri decidono in merito entro 60 giorni dal ricevimento del ricorso recapitato tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o P.E.C. e comunicano subito la propria decisione all'interessato e al Presidente.
Eventuali modifiche di questo Regolamento di Attuazione dello Statuto I.I.E. non necessitano di un apposito Referendum.
Esse devono essere approvate dal Consiglio Direttivo e sono valide dopo la ratifica dell'Assemblea.
Per quanto qui non previsto si fa riferimento ai Codici Civile e Penale.
In occasione delle assemblee i membri che non possono partecipare possono delegare un membro inviando per posta elettronica a Direzione Generale e all'interessato la propria delega accompagnata da documento di identità.